REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG PRZEZ BIURO TŁUMACZEŃ LEXPERTISE

Obowiązuje od dnia 01.01.2020

I. DEFINICJE

1. Biuro Tłumaczeń Lexpertise lub Biuro Tłumaczeń lub Biuro

Firma Biuro Tłumaczeń Lexpertise Marek Król z siedzibą w Tarnowie przy ul. Wałowej 2/13, NIP 871-103-04-13, REGON 851813974.

Firma wpisana jest do ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przez Prezydenta Miasta Tarnowa pod numerem 20470/2000.

2. Klient

Firma, instytucja lub osoba prywatna będący odbiorcami usług Biura Tłumaczeń Lexpertise.

3. Tekst źródłowy lub tekst oryginalny

Tekst w dowolnej formie oddawany do Biura Tłumaczeń Lexpertise w celu wyceny lub tłumaczenia.

4. Tekst docelowy lub tekst tłumaczenia

Tekst przetłumaczony przez Biuro Tłumaczeń Lexpertise.

Wiążący koszt tłumaczenia tekstu dostarczonego przez klienta, wiążący koszt innej usługi świadczonej przez Biuro, bądź koszt tłumaczenia 1 strony tekstu przetłumaczonego, patrz punkt 2.1.1. Biuro dokonuje Wyceny bezpłatnie.

6. Tłumacz

Osoba fizyczna lub firma pracująca dla lub współpracująca z Biurem Tłumaczeń w zakresie tłumaczeń oraz usług świadczonych przez Biuro Tłumaczeń Lexpertise.

7. Stały klient

a) osoba prywatna, której łączna wartość zleceń wyniosła 1000zł
b) firma lub instytucja, której łączna wartość zleceń wyniosła 5000zł
c) firma lub instytucja, która podpisała z biurem umowę o stałej współpracy

8. Strona tłumaczenia

1800 znaków ze spacjami dla tłumaczeń nieprzysięgłych (nieuwierzytelnionych, niepoświadczonych) lub 1125 znaków ze spacjami dla tłumaczeń przysięgłych (uwierzytelnionych, poświadczonych). Liczba znaków obliczana jest na podstawie wskazania w edytorze Word

9. Cena za stronę tłumaczenia

Cena za stronę w przypadku tłumaczeń zwykłych (nieuwierzytelnionych, niepoświadczonych) rozumiana jest jako cena za 1800 znaków ze spacjami, liczonymi w tekście oddawanym do tłumaczenia, za wyjątkiem tłumaczeń przysięgłych (uwierzytelnionych, poświadczonych), chyba że format tekstu oddawanego do tłumaczenia nie pozwala na uzyskanie rzetelnego oszacowania liczby znaków - wówczas cena za stronę oznacza cenę za 1800 znaków ze spacjami w tekście przetłumaczonym. Przy tłumaczeniach przysięgłych cena za stronę oznacza zawsze cenę za 1125 znaków ze spacjami liczonych w tekście przetłumaczonym. Cena za stronę tłumaczenia obejmuje wydruk 1 egzemplarza tłumaczenia. W przypadku tłumaczeń zwykłych dostarczanych w formie elektronicznej (e-mailem, na płycie CD, pendrivie), jeżeli nie uzgodniono inaczej, Klient nie otrzymuje wydruku. Tłumaczenia przysięgłe oddawane są w formie wydruku. Na życzenie klienta, istnieje możliwość nieodpłatnego zeskanowania tłumaczenia oraz przesłania go e-mailem lub skopiowania na nośnik zewnętrzny (np. pendrive)

10. Tłumaczenie uwierzytelnione lub tłumaczenie poświadczone lub tłumaczenie przysięgłe

Dotyczy dokumentów koniecznych do przedstawienia w urzędach, bankach lub instytucjach. Każde takie tłumaczenie jest tłumaczone i poświadczane za zgodność z przedstawionym do tłumaczenia dokumentem (oryginałem, kopią, skanem) przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę tłumaczy przysięgłych prowadzoną przez Ministra Sprawiedliwości.

11. Tłumaczenie zwykłe lub tłumaczenie nieuwierzytelnione lub tłumaczenie niepoświadczone lub tłumaczenie nieprzysięgłe

Tłumaczenie, które nie jest potwierdzane pieczęcią i podpisem tłumacza przysięgłego oraz niezawierające klauzuli poświadczającej zgodność wykonanego tłumaczenia z treścią dokumentu przedstawionego do tłumaczenia.

12. Czas lub termin realizacji tłumaczenia

Biuro, określa możliwy termin wykonania tłumaczenia podając datę oraz godzinę lub czas realizacji tłumaczenia wyrażony w dniach roboczych. Jeżeli klient w zapytaniu o wycenę, nie określi oczekiwanego terminu otrzymania gotowego tłumaczenia, w e-mailu z wyceną Biuro podaje albo możliwą datę oddania tłumaczenia (przy założeniu opłacenia tłumaczenia w tym samym dniu) albo liczbę dni roboczych liczoną bez dnia opłacenia Zamówienia. Typowy czas realizacji tłumaczenia wynosi 2-3 dni robocze. Przykładowo przy podanym czasie realizacji 2 dni robocze dla zamówienia opłaconego w poniedziałek, tłumaczenie będzie do odbioru w czwartek. W każdym przypadku jednak możliwe jest indywidualne ustalenie czasu odbioru lub wysyłki gotowego tłumaczenia. Dla Klientów pozostawiających dokumenty do tłumaczenia w Biurze data odbioru tłumaczenia jest podana na pokwitowaniu przyjęcia Zamówienia. Czas realizacji konkretnego zlecenia zależy od dostępności tłumacza danego języka i specjalizacji.

13. Termin odbioru tłumaczenia, to:

a) przy odbiorze osobistym

Dzień oraz/lub godzina, na którą tłumaczenie jest gotowe do odebrania w siedzibie Biura

b) przy wysyłce tłumaczenia e-mailem

Dzień oraz/ lub godzina, o której tłumaczenie zostaje wysłane z Biura

b) przy wysyłce tłumaczenia pocztą lub kurierem

Dzień nadania przesyłki, przy czym listy nadawane są zawsze przed godziną 15.00. Termin odbioru jest każdorazowo ustalany z klientem i potwierdzany e-mailem (przy zleceniach zlecanych przez Internet) albo na potwierdzeniu przyjęcia dokumentów do tłumaczenia, które otrzymują klienci pozostawiający dokumenty w siedzibie Biura. Czas realizacji konkretnego zlecenia zawsze ustalany jest indywidualnie i zależy od dostępności tłumacza danego języka i specjalizacji.

13. Najmniejsza jednostka rozliczeniowa

a) dla tłumaczeń przysięgłych

Najmniejszą jednostką rozliczeniową jest zawsze 1 strona tłumaczenia liczona jako 1125 znaków ze spacjami.

b) dla tłumaczeń zwykłych

Najmniejszą jednostką rozliczeniową jest 1 strona tłumaczenia liczona jako 1800 znaków ze spacjami.
Dla wszystkich stałych klientów Biura najmniejszą jednostką rozliczeniową jest 0,5 strony tłumaczenia liczonej jako 1800 znaków ze spacjami. Dotyczy to języków: angielskiego, francuskiego, hiszpańskiego, niemieckiego, rosyjskiego, ukraińskiego i włoskiego.
Dla pozostałych języków najmniejszą jednostką rozliczeniową jest 1 strona tłumaczenia.

14. Zaokrąglanie liczby stron

a) Tłumaczenia przysięgłe

Strony zaokrąglane są zawsze do pełnej strony w górę.

b) Tłumaczenia zwykłe (nieprzysięgłe)

Strony zaokrąglane są co 0,1 strony (zaokrąglając zawsze do równej wartości w górę).
Przykład: Tekst zawierający łącznie 1850 znaków ze spacjami to dokładnie 1,02 strony (1850:1800), zaokrąglając do równej (dziesiętnej części) w górę otrzymamy 1,1 strony do rozliczenia (zapłaty).

II. POSTANOWIENIA OGÓLNE

Podstawowym przedmiotem działalności Biura Tłumaczeń Lexpertise jest wykonywanie tłumaczeń uwierzytelnionych (tzw. tłumaczeń przysięgłych) oraz tłumaczeń zwykłych. Tłumaczenia zamówione przez Klienta w Biurze Tłumaczeń Lexpertise wykonywane są przez w pełni wykwalifikowanych tłumaczy zawodowych, którzy przy realizacji tłumaczeń mają obowiązek dochować wszelkich zasad staranności i stosować się do ogólnie przyjętych zasad sztuki przekładu. Usługi świadczone przez Biuro wykonywane są zgodnie z niniejszym regulaminem oraz cennikiem, który stanowi załącznik do niniejszego regulaminu. Oferty i cenniki znajdujące się na stronie internetowej Biura nie stanowią oferty w rozumieniu art. 66 § 1 Kodeksu cywilnego.

III. WYCENA TŁUMACZENIA

1. Wiążący koszt tłumaczenia

Każdorazowo przed przyjęciem zamówienia do realizacji, z zastrzeżeniem punktu 2 poniżej, Biuro podaje wiążący koszt tłumaczenia. Wiążący koszt tłumaczenia podawany jest po przekazaniu tekstu przez Klienta. Może to być poprzez bezpośrednie pozostawienie tekstu w siedzibie Biura lub poprzez przesłanie tekstu do tłumaczenia na adres e-mailowy Biura (na adres lub za pomocą formularza wyceny). W zależności od ilości i rodzaju tekstu oddawanego do tłumaczenia koszt tłumaczenia może zostać podany od razu lub w terminie uzgodnionym z Klientem.

2. Koszt tłumaczenia na podstawie tekstu przetłumaczonego

W sytuacji, gdy podanie wiążącego kosztu tłumaczenia jest niemożliwe, np. gdy dokument przedstawiony do tłumaczenia jest bardzo słabej jakości, Biuro podaje koszt tłumaczenia za 1 stronę tłumaczeniową, a liczba stron w takim przypadku obliczana jest PO PRZETŁUMACZENIU w tekście docelowym przy uwzględnieniu zasad zaokrąglania liczby stron, o których mowa w artykule I (punkt 14).

3. Liczby w tekście

Jeżeli w tekście występuje duża ilość liczb, np. dane finansowe, Biuro nie ujmuje ich w wycenie tłumaczenia pod warunkiem, że klient zastrzeże, że nie ma potrzeby ingerencji tłumacza w te dane, przykładowo zmiana przecinka na kropkę lub odwrotnie dla oznaczania tysięcy i dziesiętnych części. Taka forma nie ujmowania liczb ma zastosowanie wówczas, gdy nie ma konieczności przepisywania liczb, czyli w przypadku gdy tekst do tłumaczenia został dostarczony w edytowalnej formie tekstowej z naniesionym już liczbami.

4. Wycena tłumaczenia stron internetowych

Strony internetowe wyceniane są bezpłatnie pod warunkiem przesłania przez Klienta całej treści strony internetowej w postaci edytowalnych plików tekstowych.

IV. ZASADY SKŁADANIA ZAMÓWIEŃ

1. Składanie zamówień przez klientów indywidualnych (osoby prywatne)

Złożenie zamówienia sprowadza się do opłacenia 100% kosztu tłumaczenia przedstawionego w wycenie oraz przesłania potwierdzenia dokonania płatności lub informacji o dokonaniu płatności. Po otrzymaniu płatności lub potwierdzenia dokonania płatności, Biuro przesyła Klientowi potwierdzenie przyjęcia tekstu do tłumaczenia.

2. Składanie zamówień przez firmy, urzędy i instytucje

a) typowa forma składania zamówienia

Tłumaczenia przyjmowane są do realizacji na podstawie potwierdzenia opłacenia faktury proforma, która wystawiana jest po akceptacji kosztu oraz proponowanego terminu realizacji tłumaczenia. Po otrzymaniu płatności lub potwierdzenia dokonania płatności, Biuro przesyła Klientowi potwierdzenie przyjęcia Zamówienia oraz przystępuje do realizacji Zamówienia.

b) uproszczona forma składania zamówienia

Do składania uproszczonej formy ZAMÓWIENIA mają prawo Stali klienci oraz Klienci którzy podpisali z Biurem Umowę o stałej współpracy. Zamówienie w takim przypadku może być przesłane przy pomocy poczty elektronicznej i jest uznawane za wiążące i wystarczające, gdy zawiera: - nazwę dokumentu (pliku) oraz/ lub tematykę tekstu (jeżeli jest znana) - oczekiwany termin wykonania tłumaczenia - język tłumaczenia oraz - imię i nazwisko osoby dokonującej zamówienia. Forma taka jest tak samo ważna, jak opłacenie zlecenia.

3. Potwierdzenie przyjęcia Zamówienia

Po otrzymaniu zamówienia Biuro zawsze potwierdza przyjęcie zamówienia lub informuje o braku możliwości jego przyjęcia. Zamówienie uważa się za przyjęte w momencie wysłania przez Biuro potwierdzenia przyjęcia zamówienia. W przypadku, gdy Biuro Tłumaczeń nie jest w stanie przyjąć zamówienia, powiadamia o tym Klienta e-mailem lub telefonicznie. Potwierdzenie przyjęcia Zamówienia na tłumaczenie Biuro wysyłane jest najczęściej w ciągu 60 minut od otrzymania potwierdzenia dokonania płatności lub przesłania zamówienia (w godzinach pracy biura od 9.00 do 16.00). Przy zleceniach dokonanych po godz. 16.00 potwierdzenie przyjęcia Zamówienia wysyłane jest najpóźniej do godz. 9 rano następnego dnia roboczego. Do zamówień w trybie ekspresowym potwierdzenia przyjęcia zamówienia należy się spodziewać do 30 minut.

4. Brak potwierdzenia przyjęcia Zamówienia

W wyjątkowej sytuacji, jeżeli Klient nie otrzyma potwierdzenia przyjęcia Zamówienia lub informacji o braku możliwości przyjęcia zamówienia, proszony jest o skontaktowanie się z Biurem Tłumaczeń.

5. Zobowiązania wynikające ze złożenia Zamówienia

Opłacenie przez Klienta Zamówienia lub złożenie Zamówienia w uproszczonej formie, która jest wystarczająca w przypadku Stałych klientów, oznacza że Klient akceptuje:

postanowienia niniejszego regulaminu świadczenia usług
politykę prywatności RODO
przekazany w wycenie koszt tłumaczenia (lub koszt 1 strony tłumaczeniowej zgodnie z cennikiem i niniejszym regulaminem)
przekazany w wycenie termin realizacji tłumaczenia

IV. Realizacja zamówienia i odbiór (lub odesłanie) gotowego tłumaczenia

1. Osobisty odbiór tłumaczenia

Tłumaczenie można odebrać osobiście z uwzględnieniem uzgodnionej w zleceniu godziny odbioru w dniach od poniedziałku do piątku od godziny 9.00 do 16.00

2. Wysyłka e-mailem

Tłumaczenie tekstów zwykłych odsyłane jest na podany w zamówieniu adres e-mailowy.

3. Wysyłka pocztą lub kurierem

W przypadku tłumaczeń wysyłanych do Klienta pocztą lub kurierem, za dzień wykonania zlecenia uważa się dzień nadania przesyłki. Dowodem wywiązania się ze zobowiązań jest w takim wypadku potwierdzenie nadania przesyłki, które zostaje przekazane klientowi. Przesyłki nieodebrane przez klienta i zwracane przez pocztę na adres Biura nie są przez Biuro podejmowane. Poczta w takim przypadku przekazuje je do zniszczenia.

4. Odbiór tłumaczenia poza godzinami pracy Biura

Po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym zwykle możliwy jest odbiór tłumaczenia poza godzinami biura w uzgodnionym miejscu i o uzgodnionej porze.

5. Rezygnacja Klienta z tłumaczenia w trakcie realizacji zamówienia

Klient w dowolnym momencie ma prawo zrezygnować z realizacji Zamówienia, pod warunkiem uregulowania należności za wykonaną już część Zamówienia. Nie ma możliwości rezygnacji z Zamówienia, jeżeli zostało ono już wykonane. Dotyczy to również sytuacji, gdy tłumaczenie zostało wykonane wcześniej. Klientom, którzy dokonali przedpłaty zwracana jest różnica pomiędzy wpłacaną kwotą, a należnością za wykonane do tej pory tłumaczenie.

V. TŁUMACZENIA PRZYSIĘGŁE

1. Z oryginału czy z kopii

Jeżeli dokument do tłumaczenia przysięgłego zostanie dostarczony do Biura w oryginale tłumacz w poświadczeniu tłumaczenia umieszcza adnotację, że zostało ono wykonane na podstawie oryginału dokumentu. W przypadku skanów dokumentów przesyłanych e-mailem tłumacz umieszcza w tłumaczeniu adnotację, że zostało ono wykonane na podstawie kopii (skanu) dokumentu.

2. Liczba egzemplarzy tłumaczenia

Tłumaczenie przysięgłe oddawane jest Klientowi w postaci 1 egzemplarza wydruku.

3. Dodatkowe egzemplarze tłumaczenia

Dodatkowe egzemplarze tłumaczenia wydawane są za dopłatą wynoszącą 20% wartości tłumaczenia. Dodatkowy egzemplarz tłumaczenia można zamówić najpóźniej do 7 dni po wydaniu tłumaczenia. Po tym terminie wydanie dodatkowego egzemplarza traktowane jest jako odpis i podlega opłacie w wysokości 50% wartości tłumaczenia.

VI. PŁATNOŚCI

1. Płatności klientów indywidualnych

Zamówienia od klientów indywidualnych zlecających poprzez stronę internetową, e-mailem lub telefonicznie przyjmowane są na podstawie przedpłaty w wysokości 100% wartości zlecenia.

2) Terminy płatności

a) firmy i instytucje z uzgodnionym odroczonym terminem płatności

trzy pierwsze faktury - 7 dni,
kolejne faktury - 14 dni (pod warunkiem terminowej płatności za pierwsze trzy zlecenia)
firmy mające podpisaną Umowę o stałej współpracy - do 10 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni

b) instytucje

14 dni lub według indywidualnych ustaleń, nie więcej niż 30 dni.

W indywidualnych przypadkach lub gdy trzy ostatnie faktury nie zostały uregulowane w terminie Biuro zastrzega sobie prawo do wymagania przedpłaty.

3) Odsetki karne w przypadku nieterminowej zapłaty

W przypadku nieterminowej zapłaty Biuro nalicza odsetki w wysokości 0,2% za każdy dzień zwłoki.

VII. REKLAMACJE I ODPOWIEDZIALNOŚĆ

1. Prawo do zgłoszenia reklamacji

Klient ma prawo do zgłoszenia reklamacji wykonanej usługi w ciągu 60 dni od jej wykonania. Reklamacja, aby była ważna, powinna być należycie uzasadniona. Należy podać przy tym imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby składającej zastrzeżenia. Uzasadnienie powinno zawierać szczegółowy opis zastrzeżeń oraz zaznaczenie popełnionych błędów.

2. Czas oczekiwania w przypadku uznania reklamacji

W przypadku uznania reklamacji za uzasadnioną, Biuro nieodpłatnie dokonuje poprawy tłumaczenia w najkrótszym możliwie terminie uzgodnionym z klientem, nie dłużej jednak niż w ciągu 14 dni.

3. Reklamacja a zapłata za tłumaczenie

Złożenie reklamacji nie jest podstawą do odmowy zapłaty należności za tłumaczenie. Nie może w żaden sposób również mieć wpływu na wysokość zapłaty ani jej termin.

4. Odpowiedzialność Biura Tłumaczeń

Odpowiedzialność Biura Tłumaczeń Lexpertise ogranicza się do wysokości wynagrodzenia należnego za wykonanie tłumaczenia.

5. Błędy w tekście oryginału

LEXPERTISE nie ponosi odpowiedzialności za błędy merytoryczne w tłumaczeniu, które są konsekwencją błędów występujących w tekście oryginału.

6. Rozbieżność terminologii w tłumaczeniach ekspresowych

W przypadku tłumaczeń wykonywanych w trybie ekspresowym BIURO zastrzega sobie prawo do podzielenia tekstu między dwóch lub więcej tłumaczy, co może wiązać się z rozbieżnością w terminologii.

7. Odtwarzanie elementów graficznych w tłumaczeniu

W przypadku tekstów zawierających rysunki, schematy, wykresy itp., których Zleceniodawca nie przekazał w wersji elektronicznej umożliwiającej edycję za pomocą pakietu Microsoft Office, BIURO nie jest zobowiązane do odtwarzania tych elementów w tłumaczeniu. Biuro uzgadnia jednak z KLINTEM taki sposób realizacji tłumaczenia, który pozwali Klientowi przyporządkować poszczególne fragmenty tekstu umieszczone na rysunku, schemacie, wykresie itp. odpowiedniemu tekstowi w tłumaczeniu.

8. Nieterminowe oddanie tłumaczenia

W przypadku nieterminowego oddania tłumaczenia Klient ma prawo żądać upustu wg następujących stawek: W trybie zwykłym - 5% upustu za każdy dzień opóźnienia, nie więcej jednak niż 30% wartości zlecenia. W przypadku opóźnienia dłuższego niż 6 dni klient ma prawo odstąpić od zlecenia. W trybie pilnym - 5% upustu za każde 3 godziny opóźnienia, nie więcej jednak niż 30% wartości zlecenia. W przypadku opóźnienia dłuższego niż 18 godzin klient ma prawo odstąpić od zlecenia. W trybie ekspresowym - 10% upustu za każdą pełną godzinę opóźnienia, nie więcej jednak niż 60% wartości zlecenia. W przypadku opóźnienia dłuższego niż 6 godzin klient ma prawo odstąpić od zlecenia.

9. Niezgłoszenie nieotrzymania tłumaczenia

Biuro nie ponosi odpowiedzialności za nieterminowe dostarczenie tłumaczenia wysyłanego pocztą elektroniczną, a tym samym klient nie może żądać z tego tytułu upustu, w przypadku, gdy nie zgłosi e-mailowo lub telefonicznie nieotrzymania tłumaczenia w wyznaczonym terminie.

VIII. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. Realizacja zlecenia na indywidualnych warunkach

Biuro Tłumaczeń Lexpertise może podjąć się realizacji usług na warunkach innych niż określone w niniejszym regulaminie lub cenniku. Ustalenie takich warunków następuje wtedy w formie indywidualnej umowy między Biurem a Klientem.

2. Zmiany w regulaminie

Biuro Tłumaczeń Lexpertise zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszym regulaminie. Aktualny regulamin jest publikowany na stronach internetowych Biura oraz w jego siedzibie, z zaznaczeniem daty od której obowiązuje.

3. Sprawy nieuregulowane regulaminem

W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem mają zastosowanie przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 4 lutego 1994 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 83 z późniejszymi zmianami).